Заявление на отправку трудовой книжки по почте образец

Нередко ответственность работников, не отличающихся дисциплинированностью, перекладывается на должностное лицо или руководителя. Это не удивительно, ведь в отличие от них, он будет искать выход из сложившейся ситуации.

Часто уполномоченным лицам приходится отвечать за поступки других. В обратном случае – появится ответственность перед законом за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей.

Сроки выдачи

После внесения записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения. Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение. Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.

В последний рабочий день непременно нужно выдать документ увольняющемуся лицу, независимо от оснований, по которым расторгнуты производственные отношения.

• Работник обязан присутствовать на рабочем месте до конца рабочего дня или, как минимум – до момента получения ТК.
• Заранее был предупреждён о сроках и условиях передачи ему на руки ТК.
• Подошёл к сотруднику кадрового отдела (работодателю) самостоятельно.
• Проверить заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и поставить в ней подпись о получении ТК. Пломба для журнала учета трудовых книжек должна быть не сорвана.

Отсутствие перечисленных действий, особенно со стороны нарушителя дисциплины, уволенного по взысканию, принуждают работодателя принимать на себя чужую ответственность. В итоге виновным окажется субъект, который обязан был выдать документ, а не тот, который должен был его забрать.

Его инициатива с необходимостью компенсирует бездействие бывшего сотрудника. Принятие мер заключается в оповещении лица об обязанности забрать документ.

Ответственность за задержку и невыдачу

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.

Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд. В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.

Если его непорядочность этим не ограничится – он может взыскать и моральный ущерб, доказав, как сильно он пострадал от самоуправства бывшего руководителя, руководствуясь статьёй 21 ТК РФ.

Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.

Что делать, если работник не пришел забрать?

Если бывшего работника уволили за прогулы, а в назначенный для увольнения день он не явился на своё рабочее место, обязательно составьте акт о допущенном им дисциплинарном нарушении. Он защитит вас от возможных нападок с его стороны.

• по мобильной связи;
• по рабочему телефону;
• по электронной почте.

Имейте в виду, что к этому времени трудовая книжка должна быть оформлена по установленным стандартам и требованиям.

В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой в течение трёх рабочих дней, последовавших за увольнением, составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит:

• Фамилию и инициалы лица, которому адресовано.
• Оповещение о том, что он уволен с указанием даты.
• Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого.
• Требование забрать документ незамедлительно.
• Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Составить уведомление нужно в 2 экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а другой отправляется заказным письмом уволившемуся работнику, с вложенной в письмо описью и с уведомлением о получении.

https://www.youtube.com/watch?v=B-BqmAO059o

С момента отправки уведомления, с вас снимается ответственность за оставление владельцем своей книжки. Имейте в виду, у вас должны быть доказательства отправленного уведомления, что подтверждается:

• наличием описи вложения;
• квитанции об отправке;
• уведомления о получении.

Эти документы необходимо должным образом зарегистрировать, внеся в перечни входящей и исходящей корреспонденции и сохранить в личном деле работника, на случай получения от него претензий. Если в ответ на уведомление вы получите письменный запрос об отправке трудовой почтой РФ, нужно будет отослать её заказным письмом.

Что делать, если не отдают трудовую книжку при увольнении — читайте здесь.

Через доверенное лицо

Доверительное лицо может обратиться к вам с просьбой о получении документа вместо своего родственника или знакомого. Часты обращения жён сотрудников, уволенных за прогул.

Не выходящие из запоя, уволенные на основании дисциплинарного взыскания их супруги не решают вопросов собственного жизнеобеспечения. Ни в коем случае в подобных ситуациях не передавайте документ. Если уволенный сотрудник:

• болен;
• находится за пределами города;
• не может или не желает подойти лично,

он может обратиться с просьбой к доверенному лицу. В свою очередь он должен обеспечить его нотариально удостоверенной доверенностью на получение ТК. Без предъявления доверенности выдача документа третьим лицам недопустима.

Вопрос о выдаче ТК третьим лицам даже на основании доверенности – является спорным. Правила выдачи регламентируют лишь возможность получения лично, без передачи. Однако в некоторых случаях такой возможности может не представиться.

Как правило, кадровики выдают документ по доверенности, а рядом с записью о получении книжки, ставится фамилия и подпись доверенного лица, реквизиты доверенности. Когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении — читайте тут.

Для подстраховки рекомендовано изымать разовую доверенность, а с иных видов доверенности снимать копию, подшивая заместительный документ в личное дело.

Акт об отказе

В некоторых конфликтных ситуациях в ответ на требование получить документы, работник грубит работодателю, переполненный эмоциями и негативными переживаниями, отказываясь забрать документ. Имейте в виду, что после того как эмоции утихнут, он вполне сможет возбудить иск, сославшись на невыдачу документа.

В этом случае необходимо составить акт об отказе получения книжки. Для этого подойдите к возмущённому сотруднику с несколькими (двое и более) лицами, которые станут свидетельствовать в вашу пользу и дайте чёткую и непротиворечивую команду подойти за получением трудовой книжки.

Если в ответ будет произведён грубый выпад с отказом выполнения распоряжения, вы можете составить акт. Этот документ составляется в свободной описательной форме с представлением перечня присутствующих лиц, которые стали свидетелями того, что указанное лицо отказалось от получения ТК.

Описать ситуацию отказа нужно в лаконичной форме с перечислением противоправных действий виновного:

• нетрезвое состояние;
• использование нецензурной брани;
• использование оскорблений и угроз.

После этого он может получить документ в любое удобное для него время лично или через посредника, но свидетельствовать против вас в суде он уже не сможет.

Ознакомиться с актом нарушитель должен под роспись, но если он от этого отказывается – текст акта зачитывается ему, а присутствующие подписываются под пометкой об отказе подписи с его стороны.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Несмотря на сомнительную надёжность транспортировки важных документов Почтой России, по мнению некоторых кадровиков, в определённых случаях не удаётся избежать необходимости её использования.

Она осуществляется, когда уволившийся сотрудник находится за пределами населённого пункта, в котором осуществлялась его трудовая деятельность. Такие ситуации часто возникают:

1. При работе специалистов или рабочих в крупных городах государственного значения.
2. Для сотрудников филиалов, центральный офис которых расположен в другом городе.
3. При работе вахтовым методом. Для вахтовых рабочих, у которых изменились обстоятельства до приезда на вахту, предусмотрены определённые условия получения и передачи документов.

Отправка трудовой почтой РФ для них осуществляется на основании написанного ими собственноручно заявления:

Заявление на выдачу

Может быть написано заранее, в присутствии работника на рабочем месте. Его нужно удостоверить у руководителя организации. Оно составляется по обычным правилам составления заявлений на имя руководителя.

Особых типовых требований и оформления на бланке организации к заявлению не предъявляется, так как в особых случаях работнику приходится писать заявление по собственному усмотрению.

В заявлении обязательно должны быть указаны:

• дата увольнения;
• причина увольнения;
• выражена просьба переслать документ;
• адреса пересылки.

В завершение оно должно быть подписано заявителем и проставлена дата его составления.

Написать заявление о пересылке трудовой почтой РФ целесообразно также в следующих ситуациях:

1. Когда увольняющийся сотрудник заведомо осведомлён о планируемом отсутствии на рабочем месте в последний день.
2. Когда увольнение следует непосредственно за командировкой, из которой неудобно возвращаться за ТК.
3. Если владелец документа находится в отъезде по семейным обстоятельствам, на лечении или по иным причинам, не позволяющим лично явиться в отдел кадров.

На основании перечисленных причин отсутствия работника на рабочем месте, вы можете отправить трудовую почтой РФ.

Для этого подойдите непосредственно в почтовое отделение, удобно расположенное от места работы. Возьмите бланк на отправление заказного письма с уведомлением о получении и бланк описи вложения, заполните их. Оператор оформит письмо и выдаст вам уведомление о его отправлении.

Через определённое время, вам доставят уведомление о получении заказного письма работником. Опись, квитанцию и полученное уведомление – зарегистрируйте в журнале входящей и исходящей корреспонденции и продолжайте хранить в личном деле.

В некоторых случаях запрос выслать ТК может быть сделан телеграммой. Полученная телеграмма имеет юридическую силу, равную согласию о пересылке. Более того – телеграфировать для ускорения процесса вполне уместно. В этом случае нужно поступать таким же образом, как и в прочих случаях пересылки.

Получение документа на почте

Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.

Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.

Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать услугу «отслеживание» и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.

В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.

Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.

Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.

Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.

Снятие ответственности с работодателя

Если, вопреки активности работодателя, работник не получил трудовую книжку, руководствуясь убеждениями, принципами, на основании обычной обиды или элементарной лени – ответственность с работодателя может быть снята. Это происходит после выполнения им следующих действий:

1. Отправления уведомления с требованием забрать ТК заказным письмом с уведомлением о получении.
2. Составления акта об отказе.

Хранение

На хранении у работодателя оказываются трудовые книжки, в следующих случаях:

1. При полном игнорировании бывшим работником требований забрать документ, отсутствии ответа на уведомление и отсутствие работника в последний рабочий день на рабочем месте.
2. Если заказное письмо, с вложенным документом не было получено, а вернулось адресату.
3. После составления акта об отказе забрать ТК, ознакомления с ним или зачитывания текста вслух, в присутствии свидетелей.

После надлежаще проведённых действий со стороны лица, уполномоченного на хранение и выдачу книжек, их необходимо зарезервировать.

Специалист отдела кадров или предприниматель должны выдержать срок 3 месяца. Если за этот период времени владелец ТК не объявится – документ нужно оформить. Это происходит следующим образом.

В журнале регистрации выдачи ТК, а также в личной карточке, где работник должен расписаться за выдачу, нужно внести запись о том, что за её получением лицо (с указанием фамилии и инициалов) не явилось.

Заключение

Если вы руководите организацией или ответственны за работу с персоналом, не рассчитывайте на то, что любая проблема может не перерасти в серьёзное препятствие. Решать её нужно незамедлительно, не пожалев определённого вложения сил и времени. Впоследствии затраченные ресурсы могут быть более ощутимыми.

+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях — мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Сотрудник не идет за трудовой книжкой, как написать письмо-уведомление, чтобы явился в отдел кадров

Инна, отправьте по почте обязательно заказное письмо-уведомление, чтобы он пришел и забрал Трудовую книжку. Если он после получения письма не явится, то это его проблемы, вы его известили надлежащим образом.

Здравствуйте, Инна. Вы можете отправить ему трудовую книжку по Почте России на адрес проживания.

Здравствуйте! Подскажите как правильно и грамотно составитьуведомление для работника не получившего тр. книжку (покинул рабочее место по сей день не появлялся, уволен за прогул)

Вам нужно отправить ему уведомление, зарегистрированное, как положено. Если не явится — это уже его дело

Руслан, здравствуйте. Уведомление составляется в произвольной форме, но имеет статус документ. Его нужно составить в двух экземплярах, один отправляете сотруднику, другой вшиваете в личное. Обязательно должен стоять исходящий номер. В уведомлении должны быть прописаны ФИО лица которому адресовано уведомление, оповещение о том что он уволен и указать дату увольнения, сообщение о том, что он должен был забрать трудовую книжку но не сделал этого, прописать требование срочно забрать трудовую книжку, предложение получить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением через почту России, но для этого владелец трудовой книжки должен сделать письменный запрос.

Здравствуйте, отправили трудовую книжку сотруднику почтой 2 месяца назад, уведомление о получении не вернулось, как быть?

Гавриил, здравствуйте. Попробуйте для начала уточнить эту информацию у бывшего работника, возможно он получил трудовую книжку, а уведомление вам не пришло. Если не получил, то обращайтесь на Почту России и уже у них выясняйте по каким причинам в течение двух месяцев не дошла бандероль до получателя.

Добрый день Гавриил, если вы отправили заказное письмо с обратным уведомлением, то имеете право предъявить претензии Почте России за превышение сроков доставки заказного письма и уведомления. На этот случай у вас должна иметься квитанция об отправке данного письма. Но вы можете связаться с бывшим работником по телефону и уточнить, получил ли он свою трудовую книжку.

Добрый вечер! Подскажите. Сотрудник уволился, за трудовой книжкой не пришел. Мы ему направили телеграмму, чтобы он явился в офис за документами, но телеграмма вернулась обратно где было написано «адресата не было дома, не могли попасть т.к. подъезд закрыт на кодовый замок. Какие наши дальнейшие действия. Спасибо

Елена, если ваша организация не ликвидируется, то вам не стоит беспокоиться. Человек придет за своей трудовой книжкой в любом случае. Положите ее спокойно в сейф и ждите. Непонятно почему он не забрал трудовую книжку сразу при увольнении, как это обычно делается. Высылать по почте думаю не стоит, ведь ваш бывший работник не давал на это своего согласия.

Здравствуйте Елена, согласно статье 80 Трудового кодекса РФ вы должны были выдать ему трудовую книжку в последний рабочий день. Теперь пробуйте связаться с ним по телефону или как-либо еще, чтобы он пришел и расписался в получении. Отправлять трудовую книжку почтой разрешается только с письменного согласия ее владельца.

К сожалению я не нашла в статье ответа на свой вопрос: а именно, работник после увольнения не забрал трудовую книжку. Уведомление отправленное по почте вернулось с пометкой почтового отделения- «адресат по данному адресу не проживает». Организация в настоящее время ликвидируется. Что должен сделать работодатель с трудовой книжкой уволенного работника в этом случае?

Работодатель обязан руководствоваться требованиями, предъявляемыми к хранению документации по л/составу. Порядок следующий. Передаёте организации-правопреемнику. При её отсутствии, передаёте в вышестоящую организацию. Если её нет, в гос/архив.

Обоснование: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ст. 17),

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (п. 43), «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (п. п. 9.7., 9.7.1., 9.7.2.).

Увы, вы и не найдете, т.к. закон, а именно «О трудовых книжках» вместе с правилами к нему, регулирует это только следующим образом.

Согласно п.36 вы обязаны сделать письменное уведомление:

— чтобы бывший работник забрал свою Трудовую книжку;

— чтобы разрешил ее отправить по почте.

При этом с вас снимается ответственность только за обязательность ее выдачи в день обращения, равно как выдать ее другому лицу вы можете только на основании соответствующей доверенности.

Иными словами, ответ — более ничего. К слову, какая-либо ответственность постфактум в связи с ликвидацией предприятия также не представляется юридически возможной.

Вынужден огорчить и поправить Олега. Чтобы ответить на вопрос Марины Владимировны, следовало детально изучить нормативный акт, на который им сделана ссылка. Во-первых, это не закон, а постановление правительства. Во-вторых, следовало ответить на вопрос читателя, а не описывать порядок действий, которые читателем совершены и без его совета. Суть же вопроса как раз в том, что делать, когда действия, описанные в п. 36 совершены, а результат не достигнут. Ответ изложен в п. 43 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» — руководствоваться архивным законодательством. В части ответственности обратил бы внимание, что работодатель обязан выполнить предписанную обязанность в полном объёме, которая заключается в передаче трудовой книжки на хранение в государственный архив, а не ограничиваться действиями, указанными в п. 36 Постановления.

+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург Остальные регионы:

• Наталья — Незаконная задержка трудовой книжки (ТК) при увольнении: алгоритм действий60
• Елена — Запись в трудовой книжке в связи со смертью работника: все правила3
• Елена — Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни45
• Наталья — Выдаем трудовую книжку работнику после увольнения в соответствии с законом15
• Евгения — Правильное занесение записи в трудовой книжке при должностном переводе7
• Александр — Как вписывать запись в трудовой книжке об увольнении за прогул?5
• Александр — Запись в трудовой книжке об увольнении при сокращении: опираемся на «букву» закона4

+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург Остальные регионы:

Как забрать трудовую книжку по почте (образец заявления)?

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Трудовая книжка – это документ, который находится в распоряжении работодателя временно, на период трудовой деятельности работника в штате данного работодателя. Его обязанностью является не только ведение трудовой книжки, но и вручение ее работнику в случае увольнения последнего. Отправка трудовой книжки по почте при увольнении потребуется в случаях, когда работник отсутствует на работе в последний день либо отказывается от ее получения лично.

Как правильно отправить трудовую книжку по почте?

Учет стажа всех сотрудников, для которых работа является основной и длится более 5 дней, – обязанность работодателя. Документом такого учета является трудовая книжка.

Форма и порядок ведения трудовых книжек, а также порядок их выдачи при увольнении установлены Трудовым кодексом РФ и еще двумя нормативными правовыми актами:

Положения статьи 84.1 Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выдать уволившемуся сотруднику трудовую книжку и регламентируют порядок такой выдачи.

В частности, указанной нормой установлено, что соответствующая обязанность наступает для работодателя в день прекращения трудового договора. Таким днем является заключительный день трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя.

В этот день кадровая служба работодателя вносит запись об увольнении в трудовую книжку и выдает ее работнику на руки.

Следует помнить, что несвоевременная выдача трудовой книжки при наличии вины работодателя в этом влечет его обязанность выплачивать заработную плату работнику до момента такой выдачи.

Отсутствие возможности выдать трудовую книжку работнику на руки влечет право отправить трудовую книжку по почте.

Однако важным моментом является то, что до этого организации (или индивидуальному предпринимателю) обязательно следует уведомить уволенного сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку лично либо согласиться на ее получение с помощью почтового отправления.

Следовательно, на вопрос о том, можно ли выслать трудовую книжку по почте, ответ таков: да, можно, но только с согласия работника.

Такое уведомление освободит организацию (или индивидуального предпринимателя) от необходимости выплачивать уволенному сотруднику средний заработок за задержку трудовой книжки.

Кроме этого, статьей 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что обязанность работодателя выдать трудовую книжку наступает также в случае письменного обращения уволенного сотрудника, который по тем или иным причинам не забрал трудовую книжку. Такая обязанность должна быть исполнена в течение трех дней со дня соответствующего обращения.

Рассмотрев ситуацию со стороны работодателя, посмотрим на нее с другой стороны данных правоотношений, а именно со стороны уволенного работника.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Работник, желающий получить трудовую книжку по почте, имеет право обратиться к работодателю с соответствующей просьбой.

Отметим, что образец заявления на возврат трудовой книжки по почте законодательством не предусмотрен.

По нашему мнению, если работнику заведомо известно о том, что он в последний день действия трудового соглашения будет отсутствовать на рабочем месте (например, в случае убытия в отпуск с последующим увольнением), то он вправе подать свое обращение вместе с заявлением об увольнении. В этом случае направлять вышеуказанное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку работодателю не понадобится.

Важно, чтобы работником была соблюдена письменная форма подобного обращения. Образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой можно посмотреть выше.

Все про отправку трудовой книжки по почте при увольнении: можно ли таким способом сделать возврат?

Работодатель может применить нормы, допускающие передачу трудовой книжки её владельцу при увольнении, пересылкой по почте.

Если работник официально потребовал выслать трудовую книжку, работодатель обязан удовлетворить заявленную просьбу, независимо от причин. В ином случае действия работодателя могут расцениваться как неправомерная задержка документа.

В статье представлены причины пересылки, а также алгоритм процедуры передачи документа через почту.

В каких случаях можно отправить по почте?

Возникнуть потребность в передаче книжки пересылкой, может всегда, когда уволившийся гражданин находится в ином населённом пункте. Например:

1. работает в удалённом филиале, а трудовая хранится в головном офисе учредителя.
2. Выехал в отпуск и не намерен возвращаться, а заявление на отпуск указывает: «с последующим увольнением».
3. Находится в длительной командировке, стажировке и т.п., откуда подал заявление об увольнении.
4. В иных случаях, по усмотрению увольняющегося лица.

При этом работодатель или ответственное за выдачу трудовых книжек лицо, не вправе проявлять инициативу по отправлению документа, невзирая на нормы статей 62 и 77 ТК РФ, которые устанавливают регламент выдачи книжки в последний рабочий день.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Последний рабочий день считается днём увольнения, с увольняющимся работником проводятся взаиморасчёты и выдача документов.

Нужно ли согласие уволенного сотрудника на пересылку?

Этот документ относится к видам документации, предусматривающим особые нормы хранения и передачи. Поэтому здесь требуется соблюдать установленный порядок, согласно которому пересылка допускается только с согласия владельца трудовой.

Такое согласие должно быть получено только в письменной форме, с официальной формулировкой, из которой понятно, что владелец документа просит её выслать по указанному им адресу.

Просьба может выражаться:

• отдельно вписанной формулировкой в заявлении об увольнении – после текста, который изъявляет просьбу об увольнении, с указанием основания и сроков.
• Отдельным заявлением, которое прилагается к заявлению об увольнении или подаётся отдельно после того как оформлена процедура увольнения.
• Передано телеграммой, с удостоверением подписи отправителя оператором телеграфа.

Формулировка может быть следующей: «Прошу выслать трудовую книжку почтовым отправлением по указанному адресу (указывается адрес)». Далее ставится подпись заявителя, с расшифровкой фамилии и указанием даты.

Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки

Работодатель или уполномоченное за ведение трудовых книжек лицо, делают соответствующую запись. Затем вносят сведения о пересылке в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним, согласно Инструкции № 69 от 10.10.03 г. В графе, где должна ставиться подпись получателя, указывается: «пересылка по почте».

Уполномоченное лицо берёт документ, подготовленный к выдаче, и подходит к оператору почтового отделения. Здесь он оформляет заказное письмо, обязательно:

Опись вложения составляется в двух экземплярах, в которые вписывается: «трудовая книжка, с указанием фамилии и инициалов владельца». Опись удостоверяется оператором почтового отделения.

Один экземпляр описи вкладывается в конверт, а другой остаётся у отправителя. После оформления почтового отправления, отправителю передаётся квитанция почтового отделения об отправке заказного письма.

После получения уведомления о том, что письмо получено адресатом, с работодателя снимается вся ответственность за передачу трудовой. Практически он уже не несёт ответственности после передачи заказного письма и получении квитанции об отправлении.

Заявление с просьбой о пересылке трудовой, документы, подтверждающие отправку заказного письма и получение его адресатом, обязательно подшиваются в личное дело владельца книжки.

+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях — мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Здравствуйте! Меня уволили с работы, чтобы получить трудовую говорят надо написать заявление, как писать правильно?

Константин, добрый день!

Работодатель или уполномоченное за ведение трудовых книжек лицо, делают соответствующую запись. Затем вносят сведения о пересылке в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним, согласно Инструкции № 69 от 10.10.03 г. В графе, где должна ставиться подпись получателя, указывается: «пересылка по почте». Уполномоченное лицо берёт документ, подготовленный к выдаче, и подходит к оператору почтового отделения. Здесь он оформляет заказное письмо, обязательно: с описью вложения; с уведомлением о доставке. Опись вложения составляется в двух экземплярах, в которые вписывается: «трудовая книжка, с указанием фамилии и инициалов владельца». Опись удостоверяется оператором почтового отделения. Один экземпляр описи вкладывается в конверт, а другой остаётся у отправителя. После оформления почтового отправления, отправителю передаётся квитанция почтового отделения об отправке заказного письма. После получения уведомления о том, что письмо получено адресатом, с работодателя снимается вся ответственность за передачу трудовой. Практически он уже не несёт ответственности после передачи заказного письма и получении квитанции об отправлении.

Здравствуйте, Константин. В данной статье вы сможете узнать, как правильно написать заявление на получение трудовой книжки от работодателя.

Работник находится в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет. Срок заканчивается в августе 2018г. Проживает на данный момент в другом городе. Пришло по почте заявление об увольнении и пересылке трудовой книжки. Т.к. в заявлении не было указана дата увольнения — отсчет пошел 2-х недель со следующего дня, после получения заявления. Т.е получилось 13 июня 17г. Вопрос. Когда необходимо выслать трудовую книжку работнику на указанный ею адрес? В последний день увольнения 13.06.17 или раньше? Заранее спасибо

Вам верно ответили — выслать трудовую книжку вы вправе только со дня официального увольнения, никак не раньше. Т.е. отправить почтой ее вы можете только 13.06.

Как вы можете выслать трудовую книжку раньше дня увольнения? В день увольнения сделаете соответствующие записи и отправите.

• Ирина — Какой срок выдачи трудовой книжки при увольнении или когда работодатель должен отдать документ работнику?3
• Evgen — Как грамотно составить и правильно написать заявление на увольнение?1
• Ирина — Какой срок выдачи трудовой книжки при увольнении или когда работодатель должен отдать документ работнику?3
• Ольга — Что делать, если не подписывают заявление на увольнение по собственному желанию? Могут ли сделать отказ?6
• Вероника — Сократили на работе? Что нужно для получения пособия по безработице при сокращении44
• Татьяна — Образец заявления на выплату пособия по сокращению за второй месяц и нюансы получения компенсации33
• Ирина — Первичный медосмотр при приеме на работу — кто оплачивает?87
• Татьяна — Соблюсти интересы фирмы и не поссориться с сотрудником – процедура отзыва из отпуска по производственной необходимости4
• ТАМАРА — Сложная процедура продления отпуска и продлевается ли отпуск в праздничные дни?4
• Катерина — Подводные камни процесса оформления отпуска ветеранам боевых действий137
• Ольга — Что делать, если не подписывают заявление на увольнение по собственному желанию? Могут ли сделать отказ?6
• Вероника — Сократили на работе? Что нужно для получения пособия по безработице при сокращении44
• Ирина — Первичный медосмотр при приеме на работу — кто оплачивает?87
• Татьяна — Соблюсти интересы фирмы и не поссориться с сотрудником – процедура отзыва из отпуска по производственной необходимости4
• ТАМАРА — Сложная процедура продления отпуска и продлевается ли отпуск в праздничные дни?4
• Катерина — Подводные камни процесса оформления отпуска ветеранам боевых действий137

+7 (499) 703-35-96 Москва +7 (812) 309-82-63 Санкт-Петербург Остальные регионы:

Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?

Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.

Причины направления трудовой книжки по почте

Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:

1. уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте>
2. работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично>
3. болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно>
4. конфликт между сотрудником организации и работодателем>
5. доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию>
6. у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.

В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.

Форма заявления об отправке трудовой книжки по почте

Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.

Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.

Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения:

• дату увольнения>
• причину, по которой не удалось самостоятельно получить трудовую книжку>
• просьба или согласие на получение трудового документа по почте>
• адрес, на который следует выслать трудовую книжку>
• дата составления>
• подпись уволенного работника и ее расшифровка.

Одновременно с этим заявлением целесообразно направить работодателю письменное заявление об окончательном расчете с указанием банковских реквизитов.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

1. Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
2. Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
3. Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.

Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.

Если же работодатель в течение длительного периода времени не присылает такое письмо, а у ответственного лица за выдачу трудового документа на руках нет квитанции об оплате почтовых услуг и описи ценности, уволенный сотрудник получает право предъявить работодателю иск о возмещении материального вреда за задержку в выдаче трудового документа.

Как оформить трудовую документацию при отправке трудовой книжки по почте

По общему правилу, получая трудовую книжку самостоятельно непосредственно в месте нахождения организации, работник обязан расписаться в трудовой книжке под подписью сотрудника отдела кадров и печатью работодателя. Кроме того, его подпись должна стоять в личной карте и в книге учета движения документов о трудовой деятельности. А поскольку трудовая книжка была направлена работнику по почте, сотрудник кадровой службы вместо росписи указывает дату отправления письма с объявленной ценностью и дату его получения адресатом. При этом квитанции об оплате почтовых услуг и уведомление о доставлении трудовой книжки адресату должны быть приложены к личной карточке работника и храниться у работодателя.

Кадровому работнику следует помнить, что в случае, если ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники умершего не обратились к работодателю с просьбой выдать им трудовую книжку, она подшивается к личной карточке уволенного и хранится в архиве до востребования, но не менее 50 лет.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

Отправление трудовой книжки через почтовое отделение

Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.

Стандарты трудовой книжки

Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

изготовление, ведение, хранение трудовых

формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним;

формат приходно-расходной книги

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ).

Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

• отсутствует или не подписан обходной лист;
• не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:

• грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
• приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:

• отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
• отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.

Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу. Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.

сведения о нанимателе, работнике

Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.

Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?

Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.

копия акта отдается работнику под подпись (по возможности)

включает требования уволенному: прийти за документом лично или согласиться (письменно) на пересылку его через почтовое отделение

желательно заполнить бланк о вручении

отправляется ценным письмом с прилагаемой к нему описью (2 экземпляра) и бланком о вручении

отправку по почте с указанием даты пересылки;

реквизиты почтового извещения о получении работником документа

До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.

Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения

Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.

Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.

Еще одна распространенная ошибка — когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.

Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению

Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:

• невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
• причину неявки;
• просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
• свой адрес для пересылки;
• дату увольнения и написания заявления.

Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.

Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение

Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.

Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.

Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Как высчитать период, за который предусмотрено взыскание при задержке выдачи документа?

Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?

Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования. Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).

Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?

Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?

Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.

Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?

Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).